Proyecto a medida · Chatbot de WhatsApp
Un chatbot de WhatsApp que responde, pide datos y agenda
Un asistente en el WhatsApp de tu negocio que contesta las preguntas de siempre con tu información, pide los datos que necesitas y reserva la cita en tu calendario. Lo que no sabe o no debe resolver se lo pasa a tu equipo con la conversación completa.
Ejemplo ilustrativo. Esta página explica cómo funciona una solución de este tipo con un ejemplo inventado. No describe a un cliente concreto ni promete resultados.
Ejemplo ilustrativo
Clínica dental · asistente
en línea
Hola, ¿tenéis hueco esta semana para una limpieza?
Hola, soy el asistente automático de la clínica. Hay hueco el jueves a las 10:00 o a las 17:30. ¿Te viene bien alguno?
- Jueves 10:00
- Jueves 17:30
- Otro día
Jueves 17:30
Perfecto. ¿Me dices tu nombre y si ya has venido antes?
Lucía, sí, ya soy paciente
Listo, Lucía.
Cita reservada
Limpieza dental
Jueves · 17:30
Te lo recordamos el día antes
Detrás: cita en el calendario y ficha actualizada en el CRM
¿Y cuánto me costará?
El precio depende de tu caso y te lo confirma recepción. Les paso tu pregunta y te escriben hoy.
Aviso al equipo con el resumen de la conversación
Punto de partida
Lo que solemos encontrar
Las mismas diez preguntas
Horarios, servicios, disponibilidad, cómo llegar. Alguien del equipo las contesta a mano varias veces al día.
Mensajes fuera de horario
Los que llegan por la noche o en fin de semana se contestan tarde, cuando el cliente quizá ya ha preguntado en otro sitio.
Citas a base de mensajes
Cuadrar un hueco lleva varios mensajes de ida y vuelta, y luego hay que apuntarlo en la agenda.
Nada queda registrado
La conversación se queda en el móvil de quien la atendió; el resto del equipo no sabe qué se habló.
Cómo funciona
Paso a paso
El cliente escribe
Al WhatsApp de tu empresa, como hasta ahora. El asistente se presenta como asistente automático.
Entiende qué quiere
Distingue si pregunta algo, quiere una cita o tiene un problema, aunque lo escriba con sus palabras.
Responde con tu información
Solo con lo que le has dado: horarios, servicios, condiciones. Si no lo sabe, lo dice en vez de improvisar.
Pide lo que falta y agenda
Nombre, motivo y preferencia de horario. Mira tu calendario, ofrece huecos libres y reserva.
Pasa a una persona cuando toca
Precios cerrados, quejas, casos delicados o si el cliente lo pide: avisa a tu equipo con un resumen.
Todo queda apuntado
La conversación y los datos van a tu CRM o a una hoja, para seguir el caso sin volver a preguntar.
Qué se conecta
- WhatsApp Business PlatformEl canal oficial de Meta para empresas, con tu número.
- Google Calendar u OutlookPara ver huecos libres y reservar citas.
- Tu CRM o una hoja de cálculoHubSpot, Pipedrive, Holded, Google Sheets… donde ya trabajes.
- Correo o Telegram del equipoPara los avisos cuando tiene que entrar una persona.
- Tu web y tus documentosComo fuente de información: preguntas frecuentes, servicios, condiciones.
Qué suele incluir
- Guion de conversación y base de conocimiento, redactados contigo
- Alta y configuración del número en WhatsApp Business Platform
- Conexión con tu calendario y tu CRM
- Reglas de traspaso a una persona
- Plantillas de recordatorio y confirmación para que las apruebe Meta
- Pruebas con conversaciones de ejemplo antes de abrirlo a clientes
- Registro de conversaciones para revisar y mejorar las respuestas
Implantación
Cómo se pone en marcha
Fase 1
Diagnóstico
Qué preguntas llegan, qué se puede resolver solo y qué no.
Normalmente 2–5 días
Fase 2
Número y cuenta de Meta
Verificación del negocio y alta del número en la plataforma.
De unos días a 2 semanas, según Meta
Fase 3
Construcción
Base de conocimiento, conversación, calendario y CRM.
Normalmente 1–2 semanas
Fase 4
Pruebas y arranque
Primero con tu equipo, luego con clientes, revisando conversaciones.
Normalmente 1 semana
En total, normalmente entre 3 y 6 semanas. Son plazos orientativos: dependen de cuántas integraciones haya y de lo que tarde Meta en validar la cuenta.
Lo que no hace
Mejor saberlo antes que descubrirlo después.
- No sustituye a tu equipo: resuelve lo repetitivo y le pasa el resto.
- No responde lo que no le has enseñado: si no lo sabe, lo dice y avisa.
- No confirma precios cerrados ni excepciones si tú no se lo permites.
- No envía publicidad a quien no te ha escrito ni ha dado su permiso.
Conviene saber
Normas y reglas públicas que afectan a un proyecto así, con su fuente.
Cuando un cliente te escribe por WhatsApp se abre una ventana de 24 horas para responderle con libertad. Cerrada esa ventana, solo se pueden enviar plantillas de mensaje aprobadas previamente.
Fuente: Meta, documentación de WhatsApp Business PlatformEl Reglamento Europeo de IA obliga a que las personas sepan que están hablando con un sistema de IA, salvo que resulte evidente. Por eso el asistente se presenta como automático.
Fuente: Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial, artículo 50
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cambiar de número?
No necesariamente. Según cómo uses hoy tu número de WhatsApp, se puede llevar a la plataforma oficial; lo vemos en el diagnóstico.
¿Qué pasa si el cliente pregunta algo que el asistente no sabe?
Está configurado para responder solo con tu información y, si no la tiene, decirlo y pasar la conversación a tu equipo con un resumen. Las primeras semanas se revisan las conversaciones para corregir lo que haga falta.
¿Puedo ver las conversaciones y entrar yo?
Sí. Tu equipo ve las conversaciones y puede intervenir en cualquier momento; mientras una persona lleva una conversación, el asistente no contesta en ella.
¿Cuánto cuesta?
Depende de las integraciones y del volumen de mensajes. A lo que montemos se suma el coste de los mensajes de WhatsApp, que factura Meta según su tarifa. Te damos presupuesto después de una primera conversación sobre tu caso.
¿Y la protección de datos?
Los datos van a tus herramientas (tu CRM, tu calendario). Al montarlo se revisan el aviso de privacidad y quién tiene acceso a las conversaciones.
¿Tienes algo parecido entre manos?
Cuéntanos cómo lo hacéis hoy y te decimos si tiene sentido automatizarlo, cómo lo haríamos y cuánto costaría.
Ver otros casos de uso