📱 CASO DE USO REAL

Chatbot WhatsApp IA:
Moda Urban Style Madrid

Cómo una tienda de moda en Madrid pasó de perder el 65% de consultas WhatsApp a atender 300+ clientes/día automáticamente con un chatbot IA en 14 días.

14 días
Tiempo implementación
300+/día
Consultas automáticas
25 horas
Ahorro semanal

La Situación Antes de la Automatización

Problemas Identificados

1. Pérdida de Consultas (65%)

De 450 consultas diarias por WhatsApp, solo respondían 160. Las 290 restantes se perdían por:

  • •40% llegaban fuera de horario (20:00-10:00)
  • •25% durante picos de demanda (sábados)
  • •35% tardaban +4h en responder (cliente ya compró en otro lado)
2. Equipo Saturado

3 personas dedicadas 100% a responder WhatsApp durante 10h/día:

  • •85% eran consultas repetitivas: "¿Tenéis talla M?", "¿Cuánto cuesta envío?", "¿Hacéis devoluciones?"
  • •Personal agotado, alta rotación
  • •Imposible escalar sin contratar más gente
3. Sin Datos Estructurados

Conversaciones en WhatsApp sin conexión a CRM. Imposible hacer seguimiento, medir conversiones o personalizar ofertas.

4. Ventas Perdidas

Estimado de €15K-20K/mes en ventas perdidas por consultas sin responder.

Métricas Iniciales (Marzo 2024)

Consultas/día450
Respondidas160 (35%)
Perdidas290 (65%)
Tiempo respuesta promedio2.5 horas
Personal dedicado3 personas
Horas/día en WhatsApp30h total
Costo mensual personalAlto
Tasa conversión consulta→venta12%
Horario atención10:00-20:00
Datos en CRM0%

Roadmap de Implementación: 14 Días

Proceso completo paso a paso con decisiones técnicas y desafíos reales

Día 1: Kickoff y Auditoría

Lunes 1 de Abril, 2024 • 09:00-18:00

🎯 Objetivos del Día

  • Entender a fondo el negocio y flujo de consultas actual
  • Identificar los 20 tipos de consultas más frecuentes
  • Definir scope exacto del chatbot
  • Establecer KPIs de éxito medibles
09:00-11:00 • Reunión con equipo completo

Participantes: María (dueña), Juan y Ana (equipo WhatsApp), Carlos (gerente tienda)

Qué hicimos:

  • • Revisamos 200 conversaciones reales de WhatsApp de la última semana
  • • Identificamos patrones: 85% consultas repetitivas sobre stock, tallas, precios, envíos
  • • Descubrimos que clientes preguntan por productos usando fotos, no solo nombres
  • • Mapeo de flujo actual: consulta → respuesta manual → cierre o abandono

Insight clave: Muchas ventas se pierden por no responder en menos de 30 min. Cliente compra en competencia.

11:30-13:00 • Análisis de datos y categorización

Actividades:

  • • Exportamos 2,500 conversaciones del último mes
  • • Usamos scripts de análisis para categorizar automáticamente
  • • Identificamos Top 20 consultas frecuentes:
1. ¿Tenéis talla X? (18%)
2. ¿Cuánto cuesta envío? (15%)
3. ¿Hacéis devoluciones? (12%)
4. ¿Cuándo llega? (11%)
5. ¿Este modelo en otro color? (9%)
6. Precio de producto X (8%)
7. ¿Dónde está la tienda? (7%)
8. Horario de apertura (5%)
9. ¿Puedo pagar a plazos? (4%)
10. [+10 más...] (11%)

Decisión: Priorizar estas 20 consultas = cubrir 85% de casos

14:00-16:00 • Diseño de flujos conversacionales

Diseñamos en whiteboard los 5 flujos principales:

Flujo 1: Consulta de Stock
Cliente: "¿Tenéis la chaqueta negra en M?"
→ Bot busca en inventario
→ Si SÍ: Confirma, envía foto, link de compra
→ Si NO: Sugiere alternativas + avisa cuando llegue
Flujo 2: Info Envíos
Cliente: "¿Cuánto cuesta envío?"
→ Bot pregunta código postal
→ Calcula precio real
→ Ofrece opciones: estándar (3-5 días) vs express (24h)

[+ 3 flujos más diseñados]

Decisión técnica: Bot debe tener acceso a inventario en tiempo real (integración con su sistema POS)

16:30-18:00 • Definición de KPIs y métricas

Establecimos 8 KPIs para medir éxito:

% Consultas atendidas
Inicial: 35%Meta: 85%
Tiempo respuesta promedio
Inicial: 2.5hMeta: <5min
Tasa de resolución bot
Inicial: 0%Meta: 70%
Satisfacción cliente (1-5)
Inicial: 3.2Meta: 4.5+
Horas ahorradas/semana
Inicial: 0hMeta: 20h+
Consultas fuera horario
Inicial: 0Meta: 100%
Conversión consulta→venta
Inicial: 12%Meta: 18%+
Escalamiento a humano
Inicial: 100%Meta: <30%

📋 Entregables Día 1

  • Documento de auditoría (12 páginas)
  • Top 20 consultas frecuentes categorizadas
  • 5 flujos conversacionales diseñados
  • KPIs definidos y baseline establecido
  • Lista de integraciones necesarias (POS, CRM)
  • Plan de días 2-14 aprobado por cliente

Resultados Después de 90 Días

❌ Antes (Marzo 2024)

Consultas/día450
Atendidas160 (35%)
Tiempo respuesta2.5 horas
Horario10:00-20:00
Personal3 personas
Horas/semana en WhatsApp~150h
Conversión12%
Datos en CRM0%

✅ Después (Junio 2024)

Consultas/día520 (+16%)
Atendidas487 (94%)
Tiempo respuesta< 5 minutos
Horario24/7 sin parar
Personal1 persona supervisión
Horas/semana en WhatsApp~25h (-83%)
Conversión18% (+50%)
Datos en CRM100%

💰 Impacto en el Negocio

125h/semana
Tiempo ahorrado
Equivalente a 3 empleados tiempo completo
+327
Consultas adicionales atendidas/día
Que antes se perdían
ROI: 340%
Retorno en 90 días
Recuperación de inversión en 8 semanas
M
María González
Fundadora, Moda Urban Style Madrid
"Sinceramente, no me lo creía. Pensaba que un chatbot iba a ser robótico y los clientes se iban a quejar. Pero la realidad es que nuestros clientes están encantados con la rapidez. Antes perdíamos cientos de consultas cada día. Ahora atendemos TODO, 24/7. Mi equipo pasó de estar quemado respondiendo WhatsApps a enfocarse en ventas complejas y experiencia en tienda. El ROI lo recuperamos en menos de 2 meses. Ha sido transformador para el negocio."
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